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« J’étais seul dans mon bureau, nous nous sommes retrouvés 25 dans un magnifique open space, impossible de se concentrer et de travailler! »  me racontait un ami qui venait d’emménager dans des nouveaux bureaux. « certain ont fini par mettre des casques sur les oreilles, d’autres ont demandé à rester chez eux ou ont quitté l’entreprise ». 
Cette histoire, nous l’avons tous entendu, alors même que ces projets sont souvent pourvus de bonnes intentions : casser les silos, améliorer les conditions de travail, rajeunir l’image de l’entreprise,…
Les projets réussis ne sont pas seulement la réalisation de beaux bureaux design, mais des bureaux qui produisent de la valeur sur le plan humain et business.

Comment transformer une problématique purement économique en un projet d’entreprise à forte valeur ajoutée?

C’est-à-dire : comment je passe de l’optimisation de mes m² ou de l’agencement pur de mon espace à la création d’un environnement de travail favorable et idéal, à un engagement maximal de mes équipes, pour générer plus de bien-être et de performance ?

La Conception collaborative d’espaces tertiaires (concevoir les espaces de travail avec l’ensemble des collaborateurs concernés) a pour vocation de transformer des projets d’expert en véritable projet d’entreprise, porteur de valeur et d’engagement.

En effet, la plupart des projets d’aménagement d’espaces de bureaux sont conçus par des experts comme les architectes, les architectes d’intérieurs ou les space planners. Même si cela se traduit par une programmation qui prend en compte l’organisation et les modes de travail des salariés, la plupart des salariés sont peu, voire pas du tout sollicités.

Et si la conception de l’espace de travail venait des salariés eux-mêmes ?

Quelles sont les personnes les mieux à même de sentir toutes les finesses de leur organisation et de leurs besoins en terme d’espace et de bureaux ?

Un des principes de la conduite du changement consiste à associer les personnes sur les sujets qui les concernent, alors pourquoi ne pas l’appliquer sur ce type de projet, car l’espace de travail est finalement le 1er outil du collaborateur !

Exemple du projet « Espace de vie et efficacité collaborative » d’une PME de la région Rhône Alpes Auvergne.

Objectif du projet : transformer l’espace de travail comme un espace de vie et repenser l’efficacité collaborative (réaménager 2000 m² de bureau pour 100 collaborateurs)

1- Partage de la vision

Nous avons commencé le projet par une phase de cadrage avec le commanditaire et son comité de Direction pour formaliser l’intention d’investir (vision, sens du projet, lien avec la stratégie et l’organisation, budget, périmètre, indicateurs de résultat, parties prenantes,…)

2- Diagnostic de l’organisation

Nous avons ensuite audité l’organisation du site pour comprendre la culture de l’entreprise, les synergies existantes et les modalités de fonctionnement du collectif.
Cette phase a été complété par un baromètre projet afin d’avoir une « photo » au démarrage du projet autour des thèmes suivants : le niveau de satisfaction global à date sur le site de travail , sur l’environnement de travail et sur le projet de réaménagement des locaux.

3- Ecoute des collaborateurs

Puis nous avons écouté et accompagné l’ensemble des collaborateurs sur leur souhait en terme de culture d’entreprise et d’environnement travail idéal.
Cette phase permet de placer le curseur sur les questions de flexibilité au travail, de maturité collaborative et de culture organisationnelle.

L’ensemble de ces 3 étapes nous ont permis de proposer au client un MACRO ZONING (attribution de l’espace des services de l’entreprise) adapté aux enjeux et la culture de l’entreprise.

4- Co construction de l’implantation

A partir de ce macro zoning, nous avons rassemblé les 100 collaborateurs sur une journée pour élaborer ensemble leur MICRO ZONING (définition des zones d’implantation par poste nominatif)- voir photo

Chaque équipe / service a proposé dans sa zone (accompagné d’un expert) un scénario d’implantation respectant le cahier des charges du projet (espace de vie et efficacité collaborative).
Chaque équipe s’est retrouvé avec le plan de sa zone, un kit de mobilier à l’échelle, des planches tendances de bureaux, son cahier des charges issus de la phase d’audit.
L’expérience montre que les collaborateurs, stimulés par des experts, sont tout à fait capables de se projeter et d’innover en terme d’environnement de travail. Ils savent parfaitement ce dont ils ont besoin pour travailler efficacement.

En quoi l’approche collaborative apporte de la valeur ajoutée dans cette phase ?

  • Gain de temps : fini les 25 versions de plan, le projet a nécessité moins de 5 versions
  • Implication des collaborateurs : chaque collaborateur s’est approprié le projet et s’est senti impliqué dans l’élaboration de son environnement de travail
  • Accompagnement au changement : l’ensemble des collaborateurs ont partagé le même niveau d’information et ont eu le sentiment d’avoir été associé au projet
  • Lancement d’une dynamique projet (projet d’entreprise) : le projet est devenu un vrai projet d’entreprise avec l’enjeu d’élaborer le meilleur outil de travail au service de la performance et du bien-être

La journée de conception collaborative a créé un véritable booster dans le projet et a permis de mobiliser par la suite plus 40% des effectifs du site sur différents ateliers : espace de restauration, bibliothèque, showroom, digital et communication, parcours visiteurs,…

5- Validation du cahier des charges

Nous avons pu en moins de 3 mois finaliser et valider le CDC de conception (ou programme), un cahier des charges conforme aux attentes du commanditaire et des collaborateurs.

Pour clore ces 5 étapes, nous avons questionné à nouveau les équipes à travers le baromètre projet pour constater objectivement un engagement fort et une attente forte des collaborateurs sur l’envie d’intégrer le nouvel espace de travail.