Cette histoire, nous l’avons tous entendu, alors même que ces projets sont souvent pourvus de bonnes intentions : casser les silos, améliorer les conditions de travail, rajeunir l’image de l’entreprise,…
Comment transformer une problématique purement économique en un projet d’entreprise à forte valeur ajoutée?
La Conception collaborative d’espaces tertiaires (concevoir les espaces de travail avec l’ensemble des collaborateurs concernés) a pour vocation de transformer des projets d’expert en véritable projet d’entreprise, porteur de valeur et d’engagement.
Et si la conception de l’espace de travail venait des salariés eux-mêmes ?
Un des principes de la conduite du changement consiste à associer les personnes sur les sujets qui les concernent, alors pourquoi ne pas l’appliquer sur ce type de projet, car l’espace de travail est finalement le 1er outil du collaborateur !
Objectif du projet : transformer l’espace de travail comme un espace de vie et repenser l’efficacité collaborative (réaménager 2000 m² de bureau pour 100 collaborateurs)
1- Partage de la vision
Nous avons commencé le projet par une phase de cadrage avec le commanditaire et son comité de Direction pour formaliser l’intention d’investir (vision, sens du projet, lien avec la stratégie et l’organisation, budget, périmètre, indicateurs de résultat, parties prenantes,…)
2- Diagnostic de l’organisation
3- Ecoute des collaborateurs
L’ensemble de ces 3 étapes nous ont permis de proposer au client un MACRO ZONING (attribution de l’espace des services de l’entreprise) adapté aux enjeux et la culture de l’entreprise.
4- Co construction de l’implantation
A partir de ce macro zoning, nous avons rassemblé les 100 collaborateurs sur une journée pour élaborer ensemble leur MICRO ZONING (définition des zones d’implantation par poste nominatif)- voir photo
En quoi l’approche collaborative apporte de la valeur ajoutée dans cette phase ?
- Gain de temps : fini les 25 versions de plan, le projet a nécessité moins de 5 versions
- Implication des collaborateurs : chaque collaborateur s’est approprié le projet et s’est senti impliqué dans l’élaboration de son environnement de travail
- Accompagnement au changement : l’ensemble des collaborateurs ont partagé le même niveau d’information et ont eu le sentiment d’avoir été associé au projet
- Lancement d’une dynamique projet (projet d’entreprise) : le projet est devenu un vrai projet d’entreprise avec l’enjeu d’élaborer le meilleur outil de travail au service de la performance et du bien-être
La journée de conception collaborative a créé un véritable booster dans le projet et a permis de mobiliser par la suite plus 40% des effectifs du site sur différents ateliers : espace de restauration, bibliothèque, showroom, digital et communication, parcours visiteurs,…
5- Validation du cahier des charges
Pour clore ces 5 étapes, nous avons questionné à nouveau les équipes à travers le baromètre projet pour constater objectivement un engagement fort et une attente forte des collaborateurs sur l’envie d’intégrer le nouvel espace de travail.