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1- Commencer par identifier et formuler le « pour quoi »

  • La question du sens est prioritaire, elle s’inscrit dans les valeurs et « l’ADN » de l’entreprise. C’est par le sens que vous allez embarquer vos collaborateurs dans l’aventure et que vous aurez une belle histoire à raconter à vos clients.
  • La question du sens est également une réponse aux enjeux de l’entreprise comme attirer et retenir les talents, améliorer la productivité, développer la flexibilité du travail, stimuler la créativité, favoriser les échanger, exprimer la marque employeur,…
  • Le sens doit être traduit ensuite en objectifs mesurables.

2- Identifier les risques et analyser les impacts

  • Prendre en compte les risques dès le démarrage du projet est un facteur clef de réussite.
  • L’analyse des risques et des impacts défini le besoin en accompagnement au changement.
  • La plupart des risques et des impacts sur ce type de projet tourne autour de 4 grands facteurs :
  1. liés à « l’humain » : démotivation, perte de repère, suppression des marques de statut, changement de culture,…
  2. liés à « l’organisation du travail » : désorganisation du travail, baisse de productivité pendant les phases de transition, changement d’usages,…
  3. liés à la « dimension financière » : dérapage budgétaire, glissement du planning, turn over ou départs liés au déménagement,..
  4. liés à la nature du projet lui-même : aménagement en site occupé, non prise en compte des IRP…

3- Bien choisir ses partenaires

  • La complexité des projets Workplace implique une multitude d’expertises : architecture, space planning, change management, communication, déménagement, gestion de projet, design, mobilier…bien choisir ses partenaires est stratégique dans la réussite du projet.
  • En revanche, que vous soyez dans un projet de construction, de réaménagement ou simplement de déménagement la question des travaux et de l’accompagnement varie selon la nature du projet :
  1. Le projet nécessite-t-il un architecte ? Un contractant général ? un concepteur programmiste indépendant ?
  2. Doit-on se faire accompagner par des experts en conduite du changement neutres et indépendants ?

4- Estimer un budget et un planning

  • Avant de se lancer, un des facteurs de décision reste la question du budget. Souvent complexe, il est possible de calibrer dans les grandes lignes un budget travaux, déménagement, mobilier et accompagnement, en se basant sur des ratios standards.
  • Idem pour le planning, une bonne vision du planning est nécessaire pour la réussite du projet. La difficulté est de garder la dynamique du changement sur les projets immobiliers, car le temps immobilier est souvent plus long que le temps du changement.
  • Attention à ne pas sous-estimer le temps consacré à la conception des espaces, car cela nécessite de s’interroger sur son organisation et de faire évoluer l’organisation en conséquence.

5- S’interroger sur l’opportunité de repenser son organisation pour créer de la valeur à son business

  • Pour passer d’une logique de coût à une logique d’investissement, il est intéressant de mettre en place de nouveaux modes et usages de travail afin de générer plus d’efficience dans votre organisation.
  • L’organisation doit guider la conception des nouveaux espaces, et non pas l’inverse.
  • C’est enfin l’occasion de repenser également la stratégie digitale/ et outils digitaux de son organisation en lien avec les nouveaux espaces.

6- Savoir quelle organisation et quelle méthode mettre en placeion pour créer de la valeur à son business

  • Définir l’équipe projet « Workplace » et informer les représentants du personnel.
  • Bien installer les rites et rythmes du modèle de gouvernance, clarifier le processus de décision.
  • Valider la méthode et la stratégie d’accompagnement (plus ou moins collaborative).
  • Attention à ne pas sous-estimer la conduite du changement sur les projets Workplace!