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Les projets d’aménagement d’espace de travail, depuis les années 60, ont souvent consisté à repenser l’environnement dans une dimension immobilière ou mobilière : espace paysagé, action office, cubicle, panel system, non territorial office, combi office, flex office, desk sharing, clean desk,…et donc l’accompagnement au changement se limitant souvent à faire accepter le changement de lieu, d’espace, d’implantation auprès des populations concernées.…

Les « New Ways of Working » (nouveaux modes de travail) proposent un changement de paradigme : mon bureau n’est plus limité à ma table, ma chaise, mon caisson, mon armoire, mais m’invite à me déplacer en fonction de mon objectif, ce qu’on appelle « l’Activity Based Working » : choisir le lieu idéal permettant la concentration, la réflexion, la détente, les échanges, le travail collaboratif, la décision…mon bureau est là où je suis !

Se déplacer en fonction de son objectif implique d’avoir une certaine autonomie dans l’organisation de ses activités et de savoir gérer la complexité des organisations. C’est là que le plus grand changement s’opère ! Au-delà du projet immobilier, suis-je vraiment autonome dans mon travail ? Ai-je la liberté d’organiser mon temps, de choisir le lieu et les tâches que j’ai à réaliser en fonction d’objectifs plus globaux qui me dépassent ?

Les projets Workplace à forte valeur ajoutée doivent vérifier si les conditions de l’autonomie sont garanties par le management et si les outils technologiques permettent à chacun de se déplacer facilement.

Si vous souhaitez transformer en profondeur votre organisation pour créer de la valeur (meilleure productivité, culture de l’innovation, développement de la marque employeur, amélioration de la QVT,…), les projets Workplace peuvent être une belle opportunité, à condition de se poser les bonnes questions au démarrage, et savoir comment accompagner le corps social dans ces changements :

Voici quelques recommandations avant de vous lancer dans cette aventure :

  1. Se reconnecter à sa raison d’être, aux objectifs et aux enjeux de l’entreprise est un pré requis avant de se lancer dans un projet Workplace.
  2. Savoir d’où l’on vient (auditer sa culture managériale, digitale et spatiale) est essentiel pour pouvoir se projeter vers la nouvelle cible, et identifier les gap à franchir.
  3. Afficher le sens du projet et engager un cercle de contributeurs/ ambassadeurs est incontournable pour co concevoir le projet (cahier des charges de conception, phases macro zoning et micro zoning,..)
  4. Expérimenter différentes situations de travail pour changer ses comportements au quotidien, se donner des règles de fonctionnement en collectif, se fixer des objectifs de transformation et faire un bilan tous les 3 mois, sont autant d’actions indispensables pour ancrer le changement dans la durée.

En synthèse, la finalité des nouveaux projets Workplace n’est plus tant dans la gestion d’un parc immobilier ou dans l’optimisation des m2, mais doit être considérée comme un moyen permettant à l’organisation de renforcer son avantage concurrentiel, et nécessite un accompagnement au changement spécifique.